|
|
|
| เทคนิคการจัดทำรายงานอย่างมีประสิทธิภาพ ณรงค์วิทย์ แสนทอง [email protected] ''รายงานคือหน้าต่างของผลงาน'' คำกล่าวนี้คงพอจะบอกให้คนทำงานทุกคนเห็นว่ารายงานนั้นสำคัญต่อการทำงานอย่างไร คนหลายคนทำงานดี ทำงานเก่ง ขยันทำงาน แต่ไม่มีใครเห็น ไม่มีใครทราบ ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น เพราะการทำงานของเขาเหมือนกับการผลิตสินค้า แต่ไม่มีการขายสินค้า พูดง่ายๆคือ ไม่มีการทำการตลาด ไม่มีการประชาสัมพันธ์นั่นเอง ผมเชื่อว่าคงไม่มีใครที่เป็นคนทำงานแล้วไม่รู้จักคำว่า ''รายงาน'' แต่จะมีสักกี่คนที่รู้จักและเข้าใจรายงานอย่างแท้จริง และจะมีสักกี่คนที่นำเอารายงานไปใช้งานอย่างจริงจัง เพราะคนส่วนใหญ่มักจะทำรายงานตามที่เจ้านายสั่ง ทำรายงานเพราะเขาทำกันมานานแล้ว ทำรายงานเพราะจะได้เก็บเข้าแฟ้มทุกเดือน ถ้าเราลองกลับไปดูรายงานในแต่ละหน่วยงานในองค์กรแล้ว จะพบว่ามีรายงานมากมายหลายสิบหรืออาจจะเป็นร้อยๆรายงานก็ได้ ผมเคยลองถามเล่นๆกับผู้เข้าสัมมนาว่า ทราบหรือไม่ว่ารายงานในแผนกหรือฝ่ายของท่านมีทั้งหมดกี่รายงาน ท่านเชื่อมั๊ยครับว่าร้อยทั้งร้อย ตอบไม่ได้ เพราะไม่เคยรวบรวม ไม่เคยจัดทำใบควบคุมรายงาน รายงานบางตัวเกิดๆตายๆ เป็นช่วงๆ ตามความต้องการของผู้บริหารหรือตามตัวหัวหน้าที่เปลี่ยนไป คนใหม่เข้ามาก็คิดรายงานใหม่ รายงานเก่าลูกน้องก็ยังทำอยู่เพราะหัวหน้าใหม่ยังไม่สั่งยกเลิก รายงานหลายตัวเป็นรายงานที่มีข้อมูลซ้ำซ้อน รายงานบางตัวทำถี่เกินไป รายงานบางอย่างทำแล้วเปลืองกระดาษเปล่าๆ เพราะทำมาแล้วไม่ได้ใช้อะไรเลย เพียงแต่เก็บเข้าแฟ้มให้มันรกๆเข้าไว้จะได้ดูเหมือนมีงานเยอะ และอีกสารพัดปัญหาของรายงานในหน่วยงานต่างๆขององค์กร สาเหตุที่รายงานในองค์กรมีปัญหาเยอะ เพราะว่าผู้บริหารส่วนใหญ่มักจะมองไม่เห็นความสำคัญของรายงาน โดยเฉพาะรายงานที่เป็นรายงานของผู้ปฏิบัติงานหรือหัวหน้างาน ผู้บริหารมักจะเห็นความสำคัญเฉพาะรายงานที่เกี่ยวข้องกับกำไรขาดทุน รายงานการผลิต รายงานการตลาด ซึ่งเป็นรายงานที่ใช้ในการประชุมประจำเดือน แต่ผู้บริหารหารู้ไม่ว่ากว่าจะได้ข้อมูลซึ่งเป็นรายงานที่ผู้บริหารใช้นั้น พนักงานระดับล่างๆ ต้องทุ่มเททรัพยากรในการจัดทำรายงานมากน้อยเพียงใด ผู้บริหารจะทราบหรือไม่ว่ามีรายงานอีกมากมายในองค์กรที่เป็น ''ขยะ'' ที่ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานของคนลดลง ผู้บริหารทราบหรือไม่ว่ารายงานแต่ละตัวนั้นมีความสัมพันธ์กันมากน้อยเพียงใด ดังนั้น เพื่อให้การบริหารระบบรายงานในองค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ผมจึงขอแนะนำให้ผู้บริหารไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารระดับไหน ลองไปพัฒนาประสิทธิภาพของการจัดทำ การควบคุมและการนำรายงานไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดด้วยคำถามดังนี้ หน่วยงานของท่านมีรายงานทั้งหมดเท่าไหร่? ก่อนอื่นขอให้ลองรวบรวมรายงานทั้งหมดที่มีอยู่ในหน่วยงานว่ามีจำนวนเท่าไหร่ รายงานแต่ละชุดนั้น ทำบ่อยแค่ไหน ทุกเดือน ทุกสัปดาห์ ทุกวัน ใครรับผิดชอบ ใช้เวลาเท่าไหร่ จะทำให้ทราบว่าจริงๆแล้ว หน่วยงานของท่านเสียเวลาไปกับการทำงานรายงานมากน้อยเพียงใด ผมขอแนะนำให้ทำ Report List ขึ้นมาเพื่อเป็นทะเบียนรายงานของหน่วยงาน มีรายงานอะไรบ้างที่ตอบไม่ได้ว่า ''ทำไปทำไม'' ? เพื่อให้มั่นใจว่ารายงานแต่ละชุดนั้นมีที่มาที่ไป จึงต้องตั้งคำถามว่ารายงานชุดนั้นทำขึ้นมาเพื่ออะไร ท่านอาจจะได้คำตอบหลายประเภท เช่น ไม่ทราบแต่รุ่นก่อนๆเขาก็ทำกันมา ทำเพื่อเก็บเข้าแฟ้ม ฯลฯ จะทำให้ท่านสามารถแยกกลุ่มของรายงานได้ว่ากลุ่มไหน มีวัตถุประสงค์ชัดเจน กลุ่มไหนไม่แน่ใจว่าจะยังคงต้องทำต่ออีกหรือไม่ กลุ่มไหนสามารถยกเลิกได้เลย หน่วยงานของท่านมีรายงานกี่ประเภทอะไรบ้าง? ขอให้ลองจัดกลุ่มของรายงานที่มีอยู่ทั้งหมดออกเป็น 3 กลุ่มคือ รายงานเพื่อการปฏิบัติงาน (Operating Reports) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นมาเพื่อใช้ในการปฏิบัติงานประจำ เป็นการสรุปรวบรวมตัวเลขข้อมูล รายงานเพื่อการจัดการ (Management Reports) คือรายงานที่ใช้ในการควบคุม ติดตาม และตรวจสอบการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชา รายงานเพื่อการตัดสินใจ (Decision Making Reports) หมายถึงรายงานที่ผ่านการวิเคราะห์และมีความคิดเห็นเพิ่มเติมเพื่อให้ผู้บริหารระดับสูงใช้ในการตัดสินใจในเชิงนโยบายขององค์กร รายงานเพื่อการตัดสินใจมีช่อง ''ความคิดเห็น'' หรือไม่? รายงานที่ท่านคิดว่าเป็นรายงานประเภท รายงานเพื่อการตัดสินใจ รายงานฉบับนั้นมีช่องที่มีความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ หรือทางเลือกในการตัดสินใจให้กับผู้บริหารแล้วหรือยัง รายงานแต่ละฉบับมีความสัมพันธ์กันหรือไม่ อย่างไร? ขอให้ตรวจสอบดูว่ารายงานทั้งหมดนั้น รายงานอะไรบ้างที่มีความสัมพันธ์กัน เช่น รายงานบางฉบับเป็นข้อมูลดิบให้กับรายงานอีกฉบับ รายงานบางฉบับต้องดูคู่กับรายงานอีกสองฉบับ ฯลฯ รายงานที่มีอยู่มีความซ้ำซ้อนกันบ้างหรือไม่? ท่านทราบหรือไม่ว่ามีรายงานอะไรบ้างที่ข้อมูลซ้ำซ้อนกัน เพียงเพราะว่าคนออกรายงานคนละคนกัน แต่ข้อมูลเกือบทั้งหมดเหมือนๆกัน ท่านมีระบบควบคุมการจัดทำ แก้ไข ยกเลิก รายงานหรือไม่? ขอให้ตรวจสอบดูว่าถ้าใครจะออกรายงานใหม่สักฉบับหนึ่ง ใครเป็นคนออกแบบรายงาน ใครอนุมัติ ใครเป็นผู้ควบคุมการออกรายงาน การแก้ไขปรับปรุงหน้าตาของรายงาน หรือถ้าจะยกเลิกต้องทำอย่างไรบ้าง ถ้าท่านยังไม่มีระบบแบบนี้ ขอแนะนำว่าควรจะจัดทำระบบการควบคุมรายงานขึ้นมานะครับ เป็นยังไงบ้างครับ อ่านมาถึงตรงนี้แล้ว พอจะเห็นความสำคัญของรายงานแล้วหรือยังครับ ถ้าใครต้องการให้รายงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถตอบคำถามได้ทุกมุม ผมอยากจะแนะนำให้ลองใช้เวลาสัก 1 ชั่วโมงต่อวันติดต่อกันสัก 1 เดือน ใช้ทำอะไร ใช้ในการตั้งคำถามเกี่ยวกับข้อมูลในหน่วยงานของท่าน หรืออาจจะคิดว่าคำถามอะไรบ้างที่ผู้บริหารระดับสูงจะถาม เช่น ถ้าท่านทำงานอยู่ฝ่ายผลิต ท่านอาจจะมีคำถามว่า ผลผลิตต่อคนย้อนหลัง5ปีเป็นอย่างไร เปอร์เซ็นต์ของเสียแยกตามเครื่องจักรเป็นอย่างไร อัตราประสิทธิภาพของเครื่องจักรเป็นอย่างไร เปอร์เซ็นต์สินค้าที่นำมาผลิตใหม่ (Rework) เป็นอย่างไร เปอร์เซ็นต์สินค้าที่ลูกค้าร้องเรียนอันเนื่องจากมากบรรจุภัณฑ์เปรียบเทียบ 5 ปีย้อนหลังเป็นอย่างไร ฯลฯ เมื่อท่านได้ตั้งคำถามครบแล้ว ขอให้นำคำถามที่ได้ไปตรวจสอบกับข้อมูลในรายงานที่มีอยู่มีรายงานทั้งหมดว่าสามารถตอบคำถามได้ทุกข้อหรือไม่ ถ้ายังไม่ครบ ท่านจะต้องแก้ไขปรับปรุงรายงานใหม่หรือไม่ อย่างไร |
คลิ๊กที่นี่เพื่อไปเวบของ บริษัท เอช อาร์ เซ็นเตอร์ |
|
โดย: งาน: งานนโยบายและแผน อ้างอิงแผนงาน : - อ้างอิงโครงการ : - แหล่งที่มา: โดยบริษัท เอช อาร์ เซ็นเตอร์ จำกัด |
| Vote | |
| เป็นประโยชน์ต่อผู้โพสต์เอง | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| เป็นประโยชน์ต่อฉัน | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| เป็นประโยชน์ต่อผู้ปกครอง | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| เป็นประโยชน์ต่อนักเรียน | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| มีประโยชน์ต่อทุกคน | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
 |
 |
