|
|
|
| มิติที่ 2 - Recruitment & Selection
บทความนี้เราจะมาพูดคุยกันถึงมิติที่ 2 ในแง่มุมของ ''7 HR Dimensions for Line Manager'' ได้แก่ มิติด้านการ สรรหาและคัดเลือกพนักงาน (Recruitment & Selection)…แต่ก่อนที่จะคุยกันถึงรายละเอียดของมิติที่ 2 ขอให้คุณตอบคำถามข้างล่างนี้ว่าคุณเคยมีคำถามหรือความรู้สึกเหล่านี้เกิดขึ้นในใจคุณบ้างหรือไม่ ข้อคำถาม มี ไม่มี 1. ลูกน้องมาบ่นว่างานเยอะมาก วันๆ หนึ่งแทบจะไม่ได้พูดจากับใคร ทำแต่งาน 2. ลูกค้าหรือผู้ใช้บริการร้องเรียนบ่อยมากว่าหน่วยงานของคุณไม่สามารถตอบสนองความต้องการได้ 3. หนักใจจังเมื่อต้องหาทางลดพนักงานลง เพราะคนล้นงาน 4. พนักงานใหม่ที่หามาได้ ทำไม๊ ทำไม ทำงานไม่ดีเหมือนตอนที่พูดคุยกันไว้ในตอนสัมภาษณ์เลย 5. เวลาพนักงานคนใดคนหนึ่งลาเป็นอันต้องวุ่นวาย เพราะไม่รู้จะหาใครมาทำงานแทน… เฮ้อเหนื่อยจัง 6. แทบจะไม่มีเวลาคิด และวางแผนการปรับปรุงระบบงาน….วัน ๆ หนึ่งก็หมดกับการแก้ไขปัญหา ประจำวัน มีคำถามข้อไหนบ้างที่โดนใจคุณ…..แล้วอะไรคือสาเหตุของปัญหาอันเป็นที่มาของความหนักใจให้กับตัวคุณเอง…เป็นเพราะ HR Dept. หรือเปล่าที่ไม่มีการวางแผนอัตรากำลังคนให้เหมาะสม …หรือเป็นเพราะ HR Dept. ไม่สรรหาคนที่มี คุณภาพอย่างที่คุณต้องการ… ถ้าดูผิวเผินจะคิดว่า HR Dept. ควรจะต้องรับผิดชอบโดยตรงต่อปัญหาที่เกิดขึ้นเหล่านี้….แล้ว Line Manager ไม่ต้องรับผิดชอบกับปัญหาที่เกิดขึ้นเชียวหรือ…. ..ดิฉันไม่อยากพูดว่าใครเป็นผู้ผิด….แต่อยากจะให้เรามาช่วยกันหาทางแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจะดีกว่า…จริงอยู่ที่ว่า HR Dept. จะต้องทำหน้าที่วางแผนกำลังคน รวมทั้งการสรรหาและคัดเลือกคนตามที่หน่วยงานต้องการ โดย HR Dept. จะทำหน้าที่เป็นด่านหน้าในการวิเคราะห์กำลังคน และหากำลังคนจากแหล่งต่าง ๆ ….แต่งานต่าง ๆ เหล่านี้จะไม่สำเร็จลงด้วยดี ถ้า Line Manager ปล่อยให้ HR Dept. ทำแต่เพียงผู้เดียว…Line Manager ควรมีบทบาทสำคัญในการเข้าไปมีส่วนร่วมตั้งแต่กระบวนการการวางแผนอัตรากำลังคน การสรรหา และการคัดเลือกพนักงาน …ประโยชน์จะเกิดขึ้นอย่างมากมายสำหรับ Line Manager เอง ดังต่อไปนี้ ไม่เกิดปัญหาคนล้นงาน หรืองานล้นคน จัดกำลังคนให้ตรงกับความสามารถ ลักษณะงาน และเวลา หาคนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับความต้องการของหัวหน้างาน ฝึกคนให้มีทักษะที่หลากหลาย (Multi Skills) เป็นเทคนิคหนึ่งในการจูงใจ และสร้างขวัญกำลังใจแก่พนักงาน หัวหน้างานมีเวลาในการทำงานเชิงการวางแผน การออกแบบและปรับปรุงระบบ ความคิดริเริ่มโครงการใหม่ ๆ ดังนั้นในมิติที่ 2 ด้านการสรรหาและคัดเลือกพนักงานนั้น Line Manager ควรมีส่วนเกี่ยวข้องในแง่มุมต่าง ๆ ดังนี้ การวางแผนกำลังคน มีหลายต่อหลายองค์กรที่ยังไม่มีการวิเคราะห์อัตรากำลังคน (Manpower Analysis) ซึ่งเป็นขั้นตอนการพิจารณาถึงปริมาณงานในแต่ละกิจกรรมเปรียบเทียบกับเวลาที่ใช้ไป…ซึ่งขั้นตอนดังกล่าวจะต้องใช้เวลานาน และต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญในการวิเคราะห์และพิจารณาเนื้องานและเวลาที่ใช้ไป เพื่อหากำลังคนที่เหมาะสมสำหรับเนื้องานหนึ่ง ๆ ….HR Dept. ควรจะต้องมีบทบาทอย่างมากในการวิเคราะห์อัตรากำลังคน…เพราะถ้าจะให้ Line Manager มานั่งจับเวลาในแต่ละกิจกรรมงาน นั้น ๆ คงเป็นไปไม่ได้….ซึ่งถ้า HR Dept. มีทีมงาน และเวลาที่มากพอก็สามารถทำได้….แต่ในปัจจุบันงานด้านการวิเคราะห์อัตรากำลังในทางปฏิบัติจะพบว่าคงไม่มีการทำถึงขนาดที่ว่าต้องมีการวิเคราะห์กิจกรรมและเวลาที่ใช้ไปในแต่ละกิจกรรม ถ้ามีก็คงจะเป็นหน่วยงานในกลุ่มของธนาคาร ราชการ หรือรัฐวิสาหกิจ….ดังนั้นในแต่ละปีเมื่อต้องทำงบประมาณด้านการอัตรากำลังคน…Line Manager จะต้องเป็นผู้มีส่วนร่วมโดยตรงในการพิจารณาว่า ''ถึงเวลาแล้วหรือยังที่เราต้องหาคนเพิ่ม/ทดแทน'' เพราะทั้งหมดนี้จะอยู่ในแผนการจัดทำงบประมาณประจำปีของแต่ละหน่วยงาน แนวทางง่าย ๆ ที่ Line Manager สามารถดำเนินการเองได้นั่นก็คือ การตรวจสอบว่าในหน่วยงานของเรามีตำแหน่งงานอะไรบ้าง และมีคนประมาณเท่าไหร่ในแต่ละตำแหน่งงานนั้น ๆ แล้วนำมาหาอัตราส่วนระหว่างคนในหน่วยงานเทียบกับจำนวนพนักงานทั้งหมด หลังจากนั้นคุณนำอัตราส่วนที่หามาได้ไปเปรียบเทียบกับอัตราส่วนกำลังคนขององค์กรอื่นที่มีลักษณะการดำเนินธุรกิจใกล้เคียงกับคุณเอง ในลักษณะของการทำ Benchmarking ….ซึ่งจะเป็นแนวทางให้คุณพิจารณาความเหมาะสมของอัตรากำลังคนของหน่วยงานคุณเอง….แต่ทั้งนี้คุณควรจะต้องสอบถามความคิดเห็นจากลูกทีมของคุณอีกทางด้วยว่า งานที่ทำอยู่เป็นอย่างไรบ้าง โหลดไปหรือไม่?…นอกจากนี้ Line Manager เองก็ควรมีการตรวจสอบการให้บริการของหน่วยงานคุณกับผู้ใช้บริการต่าง ๆ ทั้งจากภายในและ/หรือภายนอก ด้วยว่าได้รับความพอใจจากการให้บริการบ้างหรือไม่ มีข้อร้องเรียนบ้างหรือไม่….เพราะสาเหตุหนึ่งของความไม่พอใจในงานบริการของคุณ อาจเป็นเพราะลูกทีมคุณทำงานมากเกินไป (งานโหลด) จนทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้…ถ้าเป็นเช่นนี้ ทางออกก็คือคุณเองก็ควรพิจารณาขอกำลังคนเพิ่ม ให้เหมาะสมกับปริมาณงานที่ลูกทีมคุณรับผิดชอบ การสรรหาพนักงาน สำหรับในมุมมองของการสรรหาพนักงานนั้น บทบาทที่ Line Manager จะมีส่วนเกี่ยวข้อง ดังนี้ การสรรหาคนจากภายใน-Line Manager การสรรหาคนจากภายนอก-HR Dept. การโอนย้ายพนักงานภายในหน่วยงาน การเลื่อนตำแหน่งงานภายในหน่วยงาน การจัดทำประกาศรับสมัครงาน การหาวิธีการที่เหมาะสมเพื่อให้ได้ผู้สมัคร การสัมภาษณ์ผู้สมัครในเบื้องต้น การส่งเรื่องไปยัง Line Manager เพื่อสัมภาษณ์ ผู้สมัครในรายละเอียด และคัดเลือกผู้สมัคร ในส่วนนี้จะไม่ขอพูดถึงการสรรหาพนักงานจากภายนอก เพราะควรเป็นบทบาทหน้าที่ของ HR Dept. โดยตรงมากกว่า Line Manager ในการแสวงหาวิธีการที่เหมาะสมเพื่อหาผู้สมัคร….แต่ Line Manager จะมีบทบาทในการพิจารณาคัดเลือกพนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจากการสัมภาษณ์ และการใช้ตัววัดอื่น ๆ เช่น แบบทดสอบ เป็นต้น ดังนั้น Line Manager จะมีส่วนร่วมโดยตรงเกี่ยวกับการสรรหาคนจากภายใน โดยการพิจารณาโอนย้ายพนักงานจากงานหนึ่งไปทำอีกงานหนึ่ง เพื่อการพัฒนาทักษะที่หลากหลาย (Multi Skills) และการลดปัญหาความวุ่นวายในการทำงาน หากมีคนใดคนหนึ่งลางานหรือขาดงานไป และนอกจากการพิจารณาโอนย้ายพนักงานแล้ว Line Manager ยังมีหน้าที่สำคัญอีกหน้าที่หนึ่ง นั่นก็คือการพิจารณาเลื่อนตำแหน่งพนักงานซึ่งเป็นวิธีการหนึ่งในการสรรหาผู้สมัครจากภายในหน่วยงาน ทั้งนี้เพื่อสร้างขวัญกำลังใจให้กับพนักงานในการทำงานให้ดีขึ้นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น การคัดเลือกพนักงาน คุณเตรียมพร้อมอย่างไรในการสัมภาษณ์….คุณถามอะไรบ้าง ขณะที่กำลังสัมภาษณ์ผู้สมัคร…คุณใช้เกณฑ์อะไรบ้างในการคัดเลือกผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสม….บทบาทของ Line Manager จะเกี่ยวข้องกับงานด้านการคัดเลือกพนักงาน ตั้งแต่ขั้นตอนก่อนการสัมภาษณ์ ซึ่ง Line Manager ควรมีการเตรียมความพร้อม ดังต่อไปนี้ ตรวจสอบใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) ของตำแหน่งงานที่จัดทำขึ้นมา ตรวจสอบประวัติและคุณสมบัติของผู้ถูกสัมภาษณ์ เตรียมคำถามก่อนว่าจะถามอะไรบ้าง สำหรับขั้นตอนใน ระหว่างการสัมภาษณ์ Line Manager ควรมีการสังเกตผู้สมัคร ดังต่อไปนี้ บุคลิกภาพ ทัศนคติ แรงจูงใจใฝ่สัมฤทธิ์ ความมั่นใจในตนเอง ไหวพริบในการตอบคำถาม กาลเทศะและการวางตัว ทั้งนี้ในระหว่างการสัมภาษณ์ คุณควรจะสังเกตและขอให้ผู้สมัครชี้แจงข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งคุณเองสามารถจดบันทึก คำตอบในแบบประเมินผู้สัมภาษณ์ ดังตัวอย่างคำถามต่อนี้ กรุณาเล่าถึงประวัติ และประสบการณ์การทำงาน ทำไมถึงสนใจสมัครงานกับบริษัทฯ เปิดการสัมภาษณ์ : สร้างความรู้สึกเป็นกันเอง อะไรคือสิ่งที่ประสบความสำเร็จที่สุดในการทำงาน ให้เล่าปัญหาที่คุณเผชิญและแนวทางแก้ไขปัญหา ระหว่างสัมภาษณ์ : มุ่งเน้นการถามความสามารถ (Competency) ที่เกี่ยวข้องในงาน โดยดูได้จาก Job Description ที่จัดทำขึ้น คุณคิดว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้างให้กับบริษัทฯ มีคำถามอะไรหรือไม่เกี่ยวกับตัวบริษัท ปิดการสัมภาษณ์ : ปิดอย่างนุ่มนวล โดยการเปิดโอกาสให้ซักถาม เมื่อ Line Manager ได้ข้อมูลเพียงพอของผู้สมัครแต่ละรายแล้ว คราวนี้มาถึงขั้นการเลือกเฟ้นผู้ที่มีคุณสมบัติและความสามารถตรงหรือโดนใจคุณมากที่สุด …ขั้นตอนนี้สำคัญมาก ถ้าจะเปรียบกับการซื้อล็อตเตอรี่ก็ว่าได้ ''โชคดี ก็ดีไป'' …ซึ่งคุณเองจะเป็นผู้รับผลในสิ่งที่คุณได้ตัดสินใจไปแล้ว ถ้าเลือกคนดี แน่นอนคุณสบายใจ (เบาแรง และเบาใจ) …แต่ถ้าเลือกคนผิด แล้ว หล่ะก็ Line Manager เองนั่นแหละที่ต้องมานั่งกุมขมับรับผลที่เลือกนั้นไปเต็ม ๆ บทบาทของ HR Dept. กับ Line Manager เป็นอย่างไร ดังนั้นในมิติที่ 2 ซึ่งเป็นเรื่องของการสรรหาและคัดเลือกพนักงานนั้น HR Dept. และ Line Manager จึงต้องทำงานร่วมกันเพื่อให้ได้คนดีมีฝีมือมาทำงาน....โดยทั้งสองฝ่ายจะได้ประโยชน์ร่วมกัน แบบ Win-Win Situation….นั่นก็คือ HR Dept. จะได้รับคำชมจาก Line Manager ซึ่งหมายถึง Performance ของ HR Dept. ดีเป็นที่น่าพึงพอใจ …และ Line Manager เองก็ได้คนที่มีความรู้ ความสามารถตามที่ต้องการ ซึ่งทั้งสองฝ่ายจึงต้องมีบทบาทในการทำงานร่วมกันซึ่งเริ่มตั้งแต่กระบวนการของการวางแผนอัตรากำลังคน การสรรหา และคัดเลือกพนักงาน ดังต่อไปนี้ บทบาทหน้าที่ของ HR Dept. บทบาทหน้าที่ของ Line Manager การวางแผนกำลังคน วิธีการวิเคราะห์อัตรากำลังคน 1. ประชุมร่วมกับ Line Manager เพื่อวางแผนการวิเคราะห์ ปริมาณงานกับเวลาที่ใช้ไป 1. ประชุมร่วมกับ HR Dept. เพื่อจัดเตรียมกำลังคนในการให้ข้อมูล เกี่ยวกับปริมาณงาน และเวลาที่ใช้ 2. เก็บรวบรวมข้อมูลปริมาณงาน และเวลาที่ใช้จากผู้ปฏิบัติงาน 3. วิเคราะห์กำลังคนที่เหมาะสมในแต่ละตำแหน่งงาน 4. นำเสนอ Line Manager เพื่อขอความเห็นชอบ 5. พิจารณาความเหมาะสมของอัตรากำลังคนที่ HR Dept. นำเสนอ วิธีการเปรียบเทียบส่วนส่วน ''Benchmark'' 1. วิเคราะห์อัตราส่วนของกำลังคนในฝ่ายกับจำนวนพนักงานทั้งหมด 2. สำรวจข้อมูลเพื่อหาอัตราส่วนของกำลังคนในฝ่ายกับจำนวนพนักงาน ทั้งหมดของบริษัทอื่นที่มีธุรกิจใกล้เคียงกัน 3. เปรียบเทียบสัดส่วนของอัตราส่วนของกำลังคนในหน่วยงานตนเองกับ บริษัทอื่น การสรรหาและคัดเลือกกำลังคน วิธีการสรรหาและคัดเลือกจากภายในหน่วยงาน 1. ตรวจสอบคุณสมบัติ และความสามารถของกำลังคนในปัจจุบัน 2. พิจารณาโอนย้ายหรือเลื่อนตำแหน่งพนักงาน 3. แจ้ง HR Dept. เพื่อดำเนินการต่อไป 4. จัดทำประกาศแจ้งการโอนย้ายหรือเลื่อนตำแหน่งงาน วิธีการสรรหาและคัดเลือกจากภายนอกหน่วยงาน 1. แจ้ง HR Dept. ในการสรรหาคนจากภายนอก 2. ประกาศรับสมัครพนักงานจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ 3. รวบรวมใบสมัครงานและหลักฐานต่าง ๆ 4. สัมภาษณ์ผู้สมัครในเบื้องต้น 5. แจ้ง Line Manager เพื่อนัดหมายการสัมภาษณ์ 6. สัมภาษณ์ผู้สมัครในรายละเอียด 7. พิจารณาคัดเลือกผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสม 8. แจ้งผู้สมัครที่ได้รับคัดเลือกต่อ HR Dept. 9. ติดต่อผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือก สรุปว่าขั้นตอนการสรรหาและคัดเลือกพนักงานนั้น จึงเป็นหน้าที่ร่วมกันทั้ง HR Dept. และ Line Manager ในการพิจารณาหาคนดี มีความสามารถมาทำงานในองค์กร.... HR Dept. จะเปรียบเสมือนกับเสนาธิการ ในการช่วยสนับสนุนให้ Line Manager มีกำลังคนที่เข้มแข็ง ซึ่งเป็นเสมือนกองทัพของหน่วยงานที่มีบทบาทสำคัญต่อการทำให้ภารกิจ และเป้าหมายของหน่วยงานบรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ต้องการ (หากผู้อ่านมีข้อแนะนำหรือคำติชมใด ๆ เพื่อให้งานเขียนบทความของดิฉันเป็นประโยชน์ต่อการนำไปใช้ของท่านมากยิ่งขึ้น ดิฉันยินดีที่จะรับฟังข้อเสนอแนะ คำถาม หรือประเด็นที่สงสัย โดยผู้อ่านสามารถติดต่อมายังดิฉันได้โดยตรงที่เบอร์โทรศัพท์ 01-336-6729 หรือ 02-454-5572 หรือติดต่อมายังอีเมล์ที่ [email protected] ) |
ดูรายละเอียดเพิ่มเติม |
|
โดย: งาน: งานนโยบายและแผน อ้างอิงแผนงาน : - อ้างอิงโครงการ : - แหล่งที่มา: อาภรณ์ ภู่วิทยพันธุ์ |
| Vote | |
| เป็นประโยชน์ต่อผู้โพสต์เอง | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| เป็นประโยชน์ต่อฉัน | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| เป็นประโยชน์ต่อผู้ปกครอง | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| เป็นประโยชน์ต่อนักเรียน | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| มีประโยชน์ต่อทุกคน | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
 |
 |
