|
|
|
| การดำเนินการภายในสำนักงานประกอบด้วยข้อมูลข่าวสาร เอกสาร สิ่งพิมพ์ จำนวนมาก ทุก ๆวัน บนโต๊ะทำงานของทุกคน มีกระดาษที่เป็นเอกสารเข้าออกอยู่ตลอดเวลา สิ่งพิมพ์หรือกระดาษเอกสารเหล่านั้นได้รับการคัดลอก ถ่ายสำเนา หรือดำเนินการส่งต่อระหว่างกัน ลองนึกดูว่า ภายในมหาวิทยาลัยมีเรื่องที่จะเวียนให้ทราบวันละกี่เรื่อง แต่ละเรื่องต้องได้รับการสำเนาและส่งกระจายออกไป หลายต่อหลายเรื่อง เมื่อรับทราบแล้วก็โยนทิ้งไป เอกสารบางชิ้นต้องนำเก็บรวบรวมไว้เป็นหมวดหมู่ เป็นแฟ้ม เพื่อการอ้างอิง หรือใช้งานในวันข้างหน้า
เห็นได้ชัดว่า เอกสารทุกชิ้นมีต้นกำเนิดมาจากเวิร์ดโปรเซสเซอร์ หรือการจัดพิมพ์ครั้งแรกก็ใช้คอมพิวเตอร์ ใช้โปรแกรมป้อนข้อมูลเอกสาร ดังนั้นอาจกล่าวได้ว่า เอกสารเกือบทุกชิ้นเคยเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาก่อน ทำไมเราไม่จัดการกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านั้นตั้งแต่เริ่มต้น การสร้างสิ่งแวดล้อมที่ลดการใช้กระดาษเป็นเป้าหมายที่สำคัญของธุรกิจในยุคอิเล็กทรอนิกส์ สิ่งที่ต้องการคือประสิทธิภาพการดำเนินงาน ความรวดเร็ว เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ ไฟล์ข้อมูล ข้อความเวิร์ดโปรเซสเซอร์ อีเมล์ รูปภาพ เสียง หรือระบบมัลติมีเดีย ฯลฯ สามารถส่งผ่านในช่องสื่อสารได้อย่างรวดเร็ว การเดินทางของคลื่นสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ใช้ความเร็วเท่ากับแสง การจัดส่งอีเมล์และข้อความบนเครือข่ายมีต้นทุนโดยรวมถูกกว่าวิธีการอื่น ดังนั้น จึงมีผู้นิยมใช้งานบนเครือข่ายจำนวนมาก ด้วยกลไกของเครือข่ายอินทราเน็ตในองค์กร ทำให้การส่งเอกสารระหว่างกันทำได้ง่าย การส่งหนังสือเวียนเพื่อทราบ สามารถทำได้ด้วยการประกาศไว้บนเว็บที่เป็นเว็บเฉพาะกิจ ผู้เรียกเข้าจะต้องมีรหัสผ่านหรือมีการตรวจสอบ นอกจากหนังสือเวียนทั่วไปแล้ว ยังสามารถส่งหนังสือเชิญประชุม การนัดหมาย การกำหนดการ การส่งรายงานการประชุมเพื่อตรวจแก้ไขหรือรับทราบ การทำงานร่วมกันบนพื้นฐานการใช้เอกสารร่วมกัน เป้าหมายเหล่านี้ล้วนแล้วแต่สามารถทำได้ และลดการใช้กระดาษได้ทั้งสิ้น ด้วยเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว ปัจจุบันยังสามารถดำเนินการจัดการเอกสารแบบรูปภาพ (document image) กล่าวคือ ถ้ามีเอกสารสิ่งพิมพ์จากภายนอกเข้ามาในองค์กร เอกสารชิ้นนี้เป็นกระดาษ เราสามารถสแกนเป็นรูปภาพ แล้วจัดส่งเวียนภายในองค์กรแบบรูปภาพได้ การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำได้สะดวกขึ้น เพราะการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมาก โดยการเวียนลงบนแผ่นซีดี แผ่นซีดีหนึ่งแผ่นสามารถเก็บเอกสารได้เป็นจำนวนมาก อีกทั้งระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังลดการใช้ตู้เอกสารที่กินเนื้อที่ และสิ้นเปลืองการดูแลรักษา จุดเด่นของการสร้างสิ่งแวดล้อมที่ไร้กระดาษอีกประการหนึ่งคือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำให้สถานที่ทำงานสะอาด และเป็นระเบียบมากขึ้น ไม่จำเป็นต้องมีสิ่งรกตาปรากฏให้เห็น เมื่อเอกสารสิ่งพิมพ์เก็บในรูปดิจิตอล จึงทำให้มีข้อเด่นอีกประการคือ การเรียกค้น ทั้งนี้เพราะระบบ Search engin ในปัจจุบัน สามารถเรียกค้นได้ทุกคำที่เก็บไว้ ระบบสำนักงานที่ลดการใช้กระดาษจึงน่าจะเป็นเป้าหมายที่สำคัญขององค์กรที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายใน ลดค่าใช้จ่ายโดยรวม สร้างความสะดวกในการทำงาน สร้างสิ่งแวดล้อมที่ดีให้กับสังคม และยังสร้างความก้าวหน้าให้กับประเทศชาติ ปัญหาสำคัญที่จะก้าวเข้าสู่ระบบสิ่งแวดล้อมไร้กระดาษอยู่ที่ตัวบุคลากร ซึ่งจะต้องได้รับการดำเนินการอย่างจริงจัง สร้างความเข้าใจและเตรียมการให้ทุกคนในองค์กรตระหนักและหันมาใช้กระดานแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้มากขึ้น พร้อมลดกระดาษจริงลง |
http://www.ku.ac.th/magazine_online/paperless.html |
|
โดย:
งาน: งานบริหารแผนกธุรการ อ้างอิงแผนงาน : - อ้างอิงโครงการ : - แหล่งที่มา: สาระน่ารู้ประจำสัปดาห์, ฉบับที่ 66 ): 16-22 เมษายน 2544 |
| Vote | |
| เป็นประโยชน์ต่อผู้โพสต์เอง | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| เป็นประโยชน์ต่อฉัน | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| เป็นประโยชน์ต่อผู้ปกครอง | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| เป็นประโยชน์ต่อนักเรียน | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| มีประโยชน์ต่อทุกคน | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
 |
 |