|
|
|
| การจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานแบบตายตัว ทำแล้วทำเลย ใครเข้ามาทำงานในตำแหน่งงานนี้จะต้องทำตามที่ระบุไว้ในใบกำหนดหน้าที่งาน อาจจะเหมาะสมกับทุกองค์กรในอดีต และอาจจะยังเหมาะสมกับบางองค์กรในปัจจุบัน โดยเฉพาะองค์กรที่เป้าหมายในการบริหารงานค่อนข้างนิ่ง ทำเหมือนๆกันทุกปี เช่น โรงงานรับจ้างผลิตสินค้าให้ผู้อื่นที่ทำตามออเดอร์ที่ลูกค้าสั่งให้ถูกต้องและส่งทันเวลา ไม่ว่าปีไหนภารกิจหลักของโรงงานนี้ก็เหมือนเดิม ดังนั้น ใบกำหนดหน้าที่งานแบบเดิมที่กำหนดไว้แล้วใช้ได้หลายๆปีนั้นอาจจะยังเหมาะสมอยู่
แต่...องค์กรใดที่ต้องแข่งขันสูง ต้องเผชิญหน้ากับความไม่แน่นอนของสถานการณ์ทั้งภายในและภายนอกเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ไม่สามารถพยากรณ์อนาคตขององค์กรได้ไกลมาก มองออกไปแค่เพียงปีสองปีได้หรูแล้ว และองค์กรที่บริหารงานโดยยึดเป้าหมายเชิงกลยุทธ์(ซึ่งปกติไม่ค่อยนิ่งต้องปรับเปลี่ยนอยู่ตลอดเวลา) ยิ่งจำเป็นต้องย้อนกลับมาพิจารณาด้วยว่า การจัดทัพขององค์กรนั้นเหมาะสมกับภารกิจและเป้าหมายเชิงกลยุทธ์มากน้อยเพียงใด การที่เป้าหมายกลยุทธ์เปลี่ยนทุกปี แต่การจัดโครงสร้างการบริหารภายในเหมือนเดิมทุกปี จะเป็นปัญหาอุปสรรคที่สำคัญต่อการบรรลุเป้าหมายขององค์กร ถ้าเป็นทีมฟุตบอลก็คงไม่ต่างอะไรกับทีมที่มีระบบการเล่นเหมือนกันทุกแมทซ์การแข่งขัน ไม่ว่ากลยุทธ์จะเล่นในเชิงรับหรือเชิงรุก ไม่ว่าเป้าหมายของทีมของการแพ้หรือชนะ ถ้าเป็นอย่างนี้ผลที่ออกมาคือทุกคนเล่นได้ดีมากตามหน้าที่กำหนดไว้ แต่ไม่แน่ใจว่าเป้าหมายที่กำหนดไว้จะบรรลุเป้าหมายหรือไม่ เพราะแมทซ์ที่เราต้องการแพ้ แต่ทุกคนกลับเล่นดี อย่างนี้รับรองได้ว่าทุกคนทำหน้าที่ได้ดี แต่ทำไมทีมไม่บรรลุเป้าหมาย ก็เพราะหน้าที่ของแต่ละคนในทีมไม่สอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์นั่นเอง เพื่อให้การจัดทัพในการขับเคลื่อนเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น องค์กรจึงต้องให้ความสำคัญกับการจัดโครงสร้างองค์กร ตลอดจนถึงการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งงานใหม่ตลอดเวลา ทั้งนี้ เพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ในแต่ละปีหรือแต่ละช่วงเวลา เพราะบางครั้งการไปกำหนดหน้าที่งานตายตัวกับคนบางตำแหน่งหรือบางคน อาจจะทำให้คนไม่สามารถดึงเอาศักยภาพที่มีอยู่ ออกมาช่วยขับเคลื่อนเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กรได้อย่างเต็มที่ บางปีคนกลุ่มนี้อาจจะเป็นกำลังหลักในการขับเคลื่อนเป้าหมายองค์กร แต่ในบางปีคนอีกกลุ่มหนึ่งอาจจะเป็นกำลังหลักแทนก็ได้ เช่น พนักงานขายบางคนขายเก่งมากแต่ดูแลลูกค้าไม่ดี ในขณะที่พนักงานขายบางคนดูแลลูกค้าดีมากแต่ขายไม่ค่อยเก่ง ถ้าปีนี้เรามุ่งเน้นการขายมากกว่าการดูแลลูกค้า ก็พอจะเดาออกนะครับว่าพนักงานขายประเภทไหนควรจะจัดไว้เป็นทัพหน้า เหมือนกับทีมฟุตบอลที่บางแมทซ์เราใช้กองหน้าเป็นตัวป่วนหรือหลอกคู่ต่อสู้ โดยที่เราให้กองกลางหรือกองหลังวิ่งขึ้นไปทำประตู ซึ่งการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละตำแหน่งก็ต้องเปลี่ยนไป เผลอๆกองหน้าตัวจริงอาจจะต้องกลับมาเล่นกองหลังและทำหน้าที่ยิงประตูด้วย หรือไม่ก็ต้องมาเลือกคนที่สามารถเล่นกองหลังได้และสามารถยิงประตูได้ด้วย ทั้งนี้จะไม่ยึดติดกับตำแหน่งปกติ แต่จะเน้นการจัดคนที่มีความสามารถที่เหมาะสมกับการทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์เป็นหลัก การกำหนดหน้าที่งานเชิงกลยุทธ์ไม่มีการกำหนดวาระที่แน่นอนตายตัวว่าหกเดือนหรือหนึ่งปี แต่จะดูที่การเปลี่ยนแปลงเป้าหมายเชิงกลยุทธ์เป็นหลัก บางครั้งการจัดโครงสร้างและกำหนดหน้าที่งานบางรูปแบบอาจจะใช้ได้สองปี ในขณะที่บางครั้งอาจจะต้องมีการปรับกันเป็นรายไตรมาส เช่น เดียวกับที่ทีมฟุตบอลวางแผนการเล่นไปอย่างดี แต่พอไปเจอสถานการณ์จริงในสนาม รูปเกมเปลี่ยน โค้ชก็ต้องปรับเปลี่ยนแผนการเล่นใหม่ เพื่อให้เหมาะสมกับสถานการณ์ บางครั้งมีการเปลี่ยนกองหน้าออกเสริมกองหลังเข้าไปแทน บางครั้งดึงกองหลังออกเสริมกองหน้าเข้าไปฯ ในบางครั้งดึงให้ผู้เล่นสลับตำแหน่งกันเล่น ลฯ องค์กรก็เช่นเดียวกัน จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมานั่งทบทวนกันตลอดเวลาว่าโครงสร้างของหน่วยงานและตำแหน่งงานที่กำหนดไว้ตั้งแต่ต้นปี ขณะนี้ยังเหมาะสมและมีประสิทธิภาพดีอยู่หรือไม่ ถ้าไม่เหมาะสมก็ให้ปรับเปลี่ยนในระหว่างปีได้เลย การกำหนดใบกำหนดหน้าที่งานเชิงกลยุทธ์ดูเหมือนว่าน่าจะสร้างความสับสนในการบริหารงานมากขึ้น เพราะต้องมาทบทวนภารกิจหน้าที่งานกันใหม่ ต้องมานั่งจัดคนให้เหมาะสมกับงานกันใหม่ แต่ในความเป็นจริงแล้ว การทบทวนภารกิจหรือหน้าที่งาน จะมุ่งเน้นเฉพาะงานที่เราเรียกว่า “งานเชิงกลยุทธ์” เท่านั้น งานเชิงกลยุทธ์หมายถึง งานที่เป็นปัจจัยสำคัญสู่ความสำเร็จของเป้าหมายเชิงกลยุทธ์นั่นเอง เช่น ปีนี้เป้าหมายเชิงกลยุทธ์คือ การส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าทันเวลา งานกลยุทธ์ที่เกี่ยวข้องคือการประมาณการยอดขาย การวางแผนการผลิต การจัดซื้อวัตถุดิบ การผลิต และการจัดส่ง ส่วนงานอื่นๆ เช่น งานดูแลความสะอาดภายในโรงงาน งานดูแลบ่อบำบัดน้ำเสีย ฯลฯ ก็ไม่ใช่ ไม่ได้ทบทวนกันทั้งหมดทุกตำแหน่ง เพราะงานในบางตำแหน่งเป็นงานประจำไม่เกี่ยวข้องกับกลยุทธ์เลยก็ได้ สำหรับขั้นตอนในการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานเชิงกลยุทธ์มีดังนี้ ส่วนที่ 1 : หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities) 1. วิเคราะห์หางานหลักที่สนับสนุนหรือมีผลกระทบต่อเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ให้นำเอาวัตถุประสงค์และเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กรแต่ละข้อมาวิเคราะห์ดูว่ามีงานอะไรบ้างที่แต่ละหน่วยงาน แต่ละตำแหน่งจะต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ ถึงแม้ว่างานในองค์กรจะมีเหมือนกันทุกปี แต่ถ้าเป้าหมายเชิงกลยุทธ์เปลี่ยนไป อาจจะทำให้งานแต่ละงานมีระดับความสำคัญที่แตกต่างกันไป เช่น ปีนี้เน้นเรื่องส่วนแบ่งการตลาดมากกว่ากำไรต่อยอดขาย ในขณะที่อีกปีหนึ่งเน้นเรื่องกำไรต่อยอดขาย หรือบางปีอาจจะเน้นการเพิ่มรายได้จากสินค้าใหม่ ตลาดใหม่ ดังนั้น งานของการตลาดและการขายในแต่ละด้านอาจจะมีความสำคัญ(ต่อเป้าหมายกลยุทธ์)แตกต่างกันไป เมื่อมาถึงระดับตำแหน่งงานก็เช่นเดียวกัน ให้นำเอาเป้าหมายหลักของหน่วยงานมาเป็นตัวตั้ง และมานั่งดูกันว่างานใดบ้างที่มีความสำคัญและมีผลกระทบโดยตรงต่อเป้าหมายหลัก และงานนั้นอยู่กับตำแหน่งงานใด 2. วิเคราะห์ผลที่คาดหวังจากงานหลัก เมื่อได้งานหลักของแต่ละตำแหน่งงานมาแล้ว ให้วิเคราะห์ต่อไปว่าวัตถุประสงค์หรือผลที่คาดหวังจากงานหลักนั้นๆคืออะไร ส่วนใหญ่จะอยู่บนพื้นฐานของผลที่คาดหวังใน 4 มิติคือ ผลที่คาดหวังด้านปริมาณ (Quantity) ผลที่คาดหวังด้านคุณภาพ (Quality) ผลที่คาดหวังด้านเวลา (Time) และผลที่คาดหวังด้านต้นทุนค่าใช้จ่าย (Cost) งานบางงานคาดหวังเพียงมิติเดียว ในขณะที่งานบางงานอาจจะคาดหวังมากกว่าหนึ่งมิติก็ได้ เช่น งานหลักเรื่องการหาวัตถุดิบ ผลที่คาดหวังอาจจะเป็นปริมาณวัตถุดิบที่เพียงพอ ได้วัตถุดิบที่มีคุณภาพ ในราคาที่เหมาะสม 3. วิเคราะห์หาตัวชี้วัดผลงานหลักตามผลที่คาดหวัง เมื่อได้ผลที่คาดหวังในแต่ละงานมาแล้ว ให้นำผลที่คาดหวังแต่ละข้อมาวิเคราะห์หาตัวชี้วัดผลงานหลัก(Key Performance Indicator) ว่าสามารถวัดผลสำเร็จของสิ่งที่คาดหวังได้จากอะไร เช่น ตัวชี้วัดผลที่คาดหวังด้านคุณภาพของวัตถุดิบ สามารถวัดได้จาก เปอร์เซ็นต์ปฏิเสธการรับของวัตถุดิบจากคิวซี (% Material Reject) นอกจากนี้จะต้องกำหนดค่าตัวเลขของเป้าหมาย (Target) ให้เสร็จเรียบร้อยในขั้นตอนนี้ด้วย 4. จัดทำแผนงาน โครงการหรือกำหนดกิจกรรมย่อย เมื่อทราบตัวชี้วัดผลงานหลักและเป้าหมายแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการจัดทำแผนงาน โครงการ หรือกิจกรรมรองรับเป้าหมาย ทั้งนี้ เพื่อกำหนดรายละเอียดของงานที่จะต้องทำในแต่ละปีว่ามีอะไรบ้าง ต้องการทรัพยากรสนับสนุนอะไรบ้าง เพื่อนำไปใช้ในการทำงบประมาณต่อไป 5. วิเคราะห์หาความท้าทายของงาน เพื่อให้มั่นใจมากขึ้นว่าเป้าหมายที่กำหนดไว้มีความเป็นไปได้ จึงควรจะประเมินดูว่ามีปัญหาอุปสรรค ความเสี่ยงหรือเงื่อนไขอะไรบ้างที่อาจจะขัดขวางต่อการบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ ส่วนที่ 2 : ความสามารถที่ตำแหน่งงานต้องการ(Job Competency) 1. วิเคราะห์หาคุณลักษณะที่สนับสนุนภารกิจหลัก ให้วิเคราะห์ดูว่าคนแบบไหนจึงจะเหมาะกับงานที่สนับสนุนเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ ซึ่งจะต้องวิเคราะห์ใน 2 ขั้นตอนดังนี้ 1.1 วิเคราะห์จากงานหลักเชิงกลยุทธ์ที่ต้องรับผิดชอบ เพื่อที่จะดูว่าคนแบบไหนเหมาะที่จะรับผิดชอบงานตามที่กำหนดไว้ เช่น ต้องวางแผนงานดี ต้องกระตือรือร้น ต้องติดตามงานเก่ง ฯลฯ 1.2 วิเคราะห์จากความท้าทายของงาน เพื่อที่จะตรวจสอบดูให้มั่นใจว่าคุณลักษณะที่วิเคราะห์ไว้ในข้อ 1.1 ครบถ้วนหรือเพียงพอแล้วหรือยัง เพราะบางครั้งคนบางคนมีคุณภาพลักษณะที่งานต้องการ แต่พอต้องทำงานภายใต้ข้อจำกัดต่างๆ เช่น ต้องเดินทางบ่อย ต้องทำงานภายในความกดดันของเวลา ฯลฯ แล้ว อาจจะต้องเพิ่มคุณลักษณะบางอย่างเข้าไป เช่น ต้องกล้าได้กล้าเสีย ต้องชอบลุย ต้องทำงานได้ในทุกรูปแบบ ต้องอึด ต้องใจเย็น(นิ่ง) ฯลฯ 2. สรุปคุณลักษณะที่สำคัญและเขียนคำอธิบาย เมื่อวิเคราะห์คุณลักษณะที่เป็นจุดแข็งหรือจุดเด่นที่จะช่วยให้คนทำงานตามภารกิจที่สนับสนุนเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กรได้แล้วว่ามีอะไรบ้าง จะต้องนำเอาคุณลักษณะทั้งหมดที่วิเคราะห์ได้ในแต่ละงานหลักมาสรุป เพราะคุณลักษณะบางอย่างซ้ำกัน คุณลักษณะบางอย่างสำคัญกว่าอีกอย่างหนึ่ง และสุดท้ายคือการเขียนคำอธิบายว่าคุณลักษณะที่เขียนมานั้นหมายถึงอะไร เช่น คำว่าอึดหมายถึงการที่สามารถทำงานหนักหรือทำงานติดต่อกันหลายวันโดยไม่มีวันหยุดได้ หรือต้องทำงานที่มีปริมาณงานมากในบางช่วงได้ หรือคำว่ากล้าได้กล้าเสีย หมายถึง ต้องมีความเด็ดขาดในการตัดสินใจในสถานการณ์ที่ไม่แน่นอนและมีความเสี่ยงสูง สรุป การจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานเชิงกลยุทธ์ถือเป็นการผ่าทางตันในการบริหารองค์กรยุคใหม่ที่ต้องยึดเป้าหมายเชิงกลยุทธ์เป็นหลักในการบริหารงาน ในบางองค์กรที่นำแนวคิดนี้ไปใช้แล้ว จะมีการเปลี่ยนแปลงหน้าที่ความรับผิดชอบ รวมถึงคนที่ทำงานในทุกๆปีว่าปีนี้งานไหน คนไหนที่มีคุณสมบัติและความสามารถที่เหมาะสมกับการขับเคลื่อนภารกิจเชิงกลยุทธ์ให้องค์กรเดินไปสู่เป้าหมายที่กำหนดไว้ได้ ดังนั้น การจัดงานและจัดคนจะไม่ยึดติดกับตำแหน่งงานเดิมอีกต่อไป แต่จะมุ่งเน้นการยึดการบรรลุเป้าหมายองค์กรในแต่ละปีเป็นหลัก องค์กรใดต้องการนำเอาแนวคิดนี้ไปใช้คงจะต้องเตรียมตัวและศึกษาไว้ล่วงหน้านะครับ เพราะอาจจะต้องใช้เวลาในการปรับตัวมากพอสมควร แต่ก็น่าจะเป็นทางเลือกใหม่สำหรับองค์กรยุคใหม่นะครับ |
ดูรายละเอียดเพิ่มเติม |
|
โดย: งาน: งานนโยบายและแผน อ้างอิงแผนงาน : - อ้างอิงโครงการ : - แหล่งที่มา: www.hrcenter.co.th |
| Vote | |
| เป็นประโยชน์ต่อผู้โพสต์เอง | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| เป็นประโยชน์ต่อฉัน | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| เป็นประโยชน์ต่อผู้ปกครอง | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| เป็นประโยชน์ต่อนักเรียน | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| มีประโยชน์ต่อทุกคน | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
 |
 |