|
|
|
| ผมเชื่อว่าเมื่อพูดถึงการประชุมแล้ว ผู้บริหารหรือคนทำงานหลายคนคงจะนึกถึงบรรยายกาศในห้องสี่เหลี่ยมที่มีประธานนั่งอยู่หัวโต๊ะ เป็นสถานที่ถกเถียงกันอย่างถูกกฎระเบียบของบริษัท เป็นสถานที่ที่ใช้ในการระบายอารมณ์ของคนบางคน(โดยเฉพาะประธาน) เป็นสถานที่วิพากษ์วิจารณ์การทำงาน(ส่วนใหญ่จะเป็นการตำหนิมากกว่าการชม) เป็นสถานที่ที่ผู้บริหารบางคนใช้เวลาอยู่มากกว่าที่ห้องทำงานของตัวเอง เป็นสถานที่สำหรับการแก้ตัว(ไม่ใช่แก้ไข)เพื่อรักษาตำแหน่งและเก้าอี้ตัวเองให้อยู่รอดปลอดภัยไว้ก่อน แม้ว่าบางครั้งจะทำให้เพื่อนร่วมงานเดือดร้อนไปบ้างก็ต้องยอม เพราะมิฉะนั้น อาจจะกลายเป็นแพะรับบาปอยู่คนเดียว
เนื่องจากเคยเขียนเรื่องการประชุมไปหลายครั้งแล้ว ดังนั้น ในครั้งนี้จะไม่ขอกล่าวถึงปัญหาและข้อจำกัดในการประชุมอีก แต่จะขอแนะนำเทคนิคในการพัฒนาการประชุมให้ดีกว่าที่ผ่านมา ดังต่อไปนี้ วอร์มอัพรับการประชุม (Warm up) นักกีฬาเกือบทุกประเภทจำเป็นต้องมีการอบอุ่นร่างกายเพื่อให้ร่างกายพร้อมที่จะทำการแข่งขัน นอกจากนี้ เป็นการทำสมาธิของนักกีฬาได้อีกทางหนึ่งด้วย เพราะเมื่อไหร่ก็ตามที่นักกีฬาลงเล่นโดยไม่มีการอบอุ่นร่างกายก่อน อาจจะทำให้เกิดการบาดเจ็บหรือไม่ก็ทำให้ผลการเล่นหรือการแข่งขันไม่เป็นไปตามที่เคยทำได้ การประชุมก็เช่นเดียวกัน จำเป็นต้องมีการวอร์มอัพเพื่ออบอุ่นจิตใจของผู้เข้าร่วมประชุมก่อนทุกครั้ง ซึ่งการวอร์มอัพนี้อาจจะใช้วิธีการพูดคุยเรื่องอื่นๆ ก่อนเข้าวาระการประชุม เช่น การสอบถามสารทุกข์สุกดิบ การพูดคุยเรื่องทั่วๆไปเกี่ยวกับชีวิตที่ผ่านมาของแต่ละคน ทั้งนี้ เพื่อตรวจสอบสภาวะจิตใจและอารมณ์ของผู้เข้าประชุมว่ามีอะไรค้างคาใจหรือไม่ อารมณ์ของแต่ละคนเป็นอย่างไร แบกปัญหาชีวิตอะไรเข้ามาในห้องประชุมหรือไม่ การวอร์มอัพถือเป็นการผ่อนคลายก่อนที่จะเข้าวาระการประชุม เป็นการตรวจสอบอารมณ์ซึ่งกันและกัน ไม่มีการบันทึกไว้ในวาระการประชุม และจะช่วยลดวาระซ่อนเร้นเมื่อถึงวาระการประชุมจริง ลดการยึดติดและลดพื้นที่สะดวก(Compfort Zone คนเข้าประชุมส่วนใหญ่มักจะยึดติดกับที่นั่งประชุม นั่งติดกับคนบางคนที่รู้สึกอบอุ่นและไว้ใจได้ ถ้าปล่อยให้เป็นเช่นนี้ไปนานๆ คนก็จะฝังรากลงลึกและขีดเส้นว่าบริเวณนี้เป็นที่ที่รู้สึกสะดวกสบายและปลอดภัยกับจิตใจ ไม่ค่อยอยากจะเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการประชุม เนื่องจากคนจะเริ่มคุ้นเคย ขาดความกระตือรือร้น ขาดการเรียนรู้สิ่งใหม่ ขาดการปรับตัว(รวมถึงความคิด) ดังนั้น ควรจะมีการแทรกกิจกรรมต่างๆในระหว่างการประชุม เพื่อให้คนถอนรากออกจากเก้าอี้ตัวเดิม แยกจากคนกลุ่มเดิมบ้าง เช่น มีการกำหนดที่นั่งในการประชุมแต่ละครั้งแตกต่างกันไป หรือระหว่างเบรกต้องมีกิจกรรมเพื่อแยกที่นั่งไม่ให้นั่งที่เดิมนานเกินไป(เดี๋ยวจะสร้างอิทธิพลเหมือนผู้นำท้องถิ่นหรือข้าราชการในสมัยก่อน) หมุนเวียนกันเป็นประธาน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจความรู้สึกของการเป็นประธานในที่ประชุมและเข้าใจบทบาทหน้าที่ของตัวเองมากยิ่งขึ้น น่าจะมีการกำหนดให้มีการหมุนเวียนสับเปลี่ยนกันเป็นประธานในที่ประชุมบ้าง เพราะนอกจากจะได้กระโดดออกจากกล่อง(สายงาน)ของตัวเองมาดูโลกภายนอกแล้ว ยังจะเป็นการฝึกทักษะของการเป็นผู้นำคนอื่นได้อีกทางหนึ่งด้วย ใช้ร่างรายงานการประชุมเป็นตัวกำหนดพฤติกรรมในการประชุม เพื่อป้องกันไม่ให้วาระจรมามีอิทธิพลต่อวาระการประชุมจริงที่กำหนดไว้ จึงควรมีการจัดทำร่างของรายงานการประชุมและเว้นไว้ช่องว่างไว้สำหรับเติมผลสรุปของการประชุม และควรจะแจกร่างรายงานนี้ให้กับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน และใช้ร่างรายงานการประชุมนี้เป็นตัวกำหนดและควบคุมพฤติกรรมในการประชุม เช่น บางวาระจะกำหนดว่าต้องใช้เวลาเท่าไหร่ ผลที่ต้องการเติมลงในช่องว่างของร่างรายงานการประชุมคืออะไร ถ้ายังไม่สมบูรณ์ก็ไม่ควรผ่านวาระนั้นๆไป หรือถ้าวาระไหนต้องใช้เวลามากก็อาจจะต้องเลื่อนไปเป็นวาระสุดท้ายก็ได้ วอร์มดาวน์ (Warm down) หลังจากประชุมกันมาจนเครียดแล้ว น่าจะมีการลดอุณหภูมิจากการประชุมลงโดยการค่อยๆปรับจากเรื่องเครียดเรื่องหนักมาเป็นเรื่องเบาๆ จนทุกคนสามารถปรับอารมณ์ของตัวเองกลับคืนสู่สภาวะปกติให้ได้ก่อนก่อนที่จะปล่อยให้ทุกคนออกจากห้อง เพราะมิฉะนั้น คนที่จะรองรับอารมณ์คือลูกน้องของคนที่โดนด่าในที่ประชุม เพราะรับมาเต็มๆยังไม่ได้ระบายเลย พอกลับมาถึงที่ทำงานก็เรียกลูกน้องมาด่าทีละคนหรือด่าเป็นกลุ่ม เพราะตัวเองเพิ่งโดนด่ามาจากที่ประชุมสดๆร้อนๆ สรุป การพัฒนาการประชุมให้มีประสิทธิภาพเหนือกว่าองค์กรอื่นและดีกว่าการประชุมในอดีตที่ผ่านมา จึงจำเป็นต้องมีการออกแบบเพื่อกำหนดรูปแบบและเทคนิคการประชุมที่แตกต่าง และสามารถการันตีได้ว่าผลที่ออกมาจะมีความแตกต่างด้วย และอยากให้องค์กรต่างๆมีความจริงจังกับการพัฒนาประสิทธิภาพการประชุมให้มากกว่าการจ้างวิทยากรค่าตัวแพงมาอบรมเกี่ยวกับเทคนิคการประชุม แต่สุดท้ายก็ไม่นำมาปรับใช้เลย การประชุมก็ยังเหมือนเดิม และอยากจะบอกว่าการประชุมเป็นกระจกสะท้อนการบริหารงานขององค์กรนั้นๆได้เป็นอย่างดี เพราะถ้าผู้บริหารไม่สามารถบริหารจัดการการประชุมให้มีประสิทธิภาพได้แล้ว คงจะเชื่อได้ยากว่าการบริหารจัดการองค์กรจะมีประสิทธิภาพแตกต่างจากประสิทธิภาพของการประชุมที่เป็นอยู่ |
ดูรายละเอียดเพิ่มเติม |
|
โดย: งาน: งานบุคลากร อ้างอิงแผนงาน : - อ้างอิงโครงการ : - แหล่งที่มา: www.hrcenter.co.th |
| Vote | |
| เป็นประโยชน์ต่อผู้โพสต์เอง | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| เป็นประโยชน์ต่อฉัน | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| เป็นประโยชน์ต่อผู้ปกครอง | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| เป็นประโยชน์ต่อนักเรียน | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
| มีประโยชน์ต่อทุกคน | ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ |
 |
 |