การจัดเก็บเอกสารมีความสำคัญมากในงานธุรกิจประเภทต่างๆ เพราะเอกสารเหล่านี้มีประโยชน์ในด้านการติดต่อสื่อสาร หรือเป็นสัญญาระหว่างบุคคลใดบุคคลหนึ่งซึ่งทำธุรกิจร่วมกัน ดังนั้นการที่จะมีวิธีในการจัดเก็บเอกสารได้สะดวก เรียบร้อย ง่ายต่อการใช้งานและเป็นระบบมากที่สุด การจัดเก็บเอกสารนี้ขึ้นอยู่กับการใช้งานและแต่ละหน่วยงานย่อมอาจมีการจัดเก็บแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับการดำเนินงานของหน่วยงานนั้นๆ
ในการจัดเก็บเอกสารเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินงานธุรกิจทางสังคม ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจแบบใดก็ตาม ย่อมต้องอาศัยการติดต่อสื่อสารซึ่งกันและกัน ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อด้วยวาจา หรือกิริยาท่าทาง หรือลายลักษณ์อักษร แต่การติดต่อส่วนมากที่นิยมคือ การทำสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษร ดังนั้นการจัดเก็บเอกสารจะต้องมีหลักการ แบบแผน ดังนั้นการจัดทำระบบการเก็บเอกสารก็ต้องให้เหมาะสมกับความต้องการของบุคคลและธุรกิจ ไม่ว่าเอกสารนั้นจะผลิตขึ้นเอง หรือได้รับมาจากภายนอก ในการเก็บเอกสารที่เป็นระบบมาตรฐาน ต้องมีการกำหนดหลักในการปฏิบัติใช้อย่างแน่นอน เพราะว่าหน่วยงานมีความจำเป็นต้องเก็บเอกสารไว้สำหรับใช้ประโยชน์ในการอ้างอิง เพื่อจะได้เกิดความเข้าใจในการจัดเก็บ การค้นหา การยืม การติดตาม การโอนและการทำลาย ทำให้เกิดความคล่องตัวในการดำเนินงาน ขจัดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นซึ่งเป็นอุปสรรคต่อการปฏิบัติงาน และยังต้องอาศัยเจ้าหน้าที่เก็บเอกสารให้เป็นระเบียบแบบแผนฉะนั้น เจ้าหน้าที่เก็บเอกสารต้องเข้าใจและมองเห็นความสำคัญของเอกสารในการเก็บเอกสารที่เป็นระบบมาตรฐาน ต้องมีการกำหนดหลักในการปฏิบัติไว้อย่างแน่นอนตายตัว เพราะหน่วยงานมีความจำเป็นต้องเก็บเอกสารไว้ใช้ประโยชน์ในการอ้างอิง เพื่อจะได้เกิดความเข้าใจในเรื่องของการจัดเก็บ การค้นหา การยืมเอกสารรวมทั้งการส่ง - คืน ให้ถูกต้อง ทำให้เกิดความคล่องตัวในการดำเนินงาน ขจัดปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อการปฏิบัติงานการจัดเก็บเอกสาร จึงต้องมีวัตถุประสงค์ต่างๆ มากมาย เช่น เพื่อเป็นการรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องกันหรือสัมพันธ์กันไว้ในแหล่งเก็บเดียวกันและให้มีแหล่งเก็บเอกสารที่มั่นคง ถาวร ปลอดภัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเอกสารที่เป็นข้อเท็จจริง ซึ่งมีความสำคัญต่อธุรกิจเป็นอย่างมาก ต้องเก็บไว้ในระยะเวลายาวนาน เพื่อให้สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการอย่างรวดเร็ว ทันเวลา และใช้อ้างอิงหรือเป็นหลักฐานในการปฏิบัติงานหรือข้อมูลที่ต้องการปฏิบัติงาน |
